Automação dinamiza pagamento de bolsas pela FAPEMIG

Júlia Rodrigues - 09-11-2023
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Há um ano, a FAPEMIG publicava em seu site comunicado direcionado aos seus bolsistas anunciando que o pagamento das bolsas, antes intermediado pelo cartão BB Pesquisa, seria substituído pelo depósito direto na conta corrente do beneficiário. A decisão foi tomada a partir da experiência acumulada com o uso do cartão BB Pesquisa considerando os relatos e as demandas da comunidade acadêmica.

Entravam em cena os mais novos protagonistas da mudança que transformaram a qualidade do sistema de pagamento de bolsas pela FAPEMIG: os robôs de automação, que passaram a realizar o registro dos dados cadastrais de bolsistas, bem como os empenhos, liquidações e ordens de pagamentos das bolsas.

Segundo a Gerência de Contabilidade e Finanças (GCF) da FAPEMIG, a automatização dos pagamentos das bolsas pela ferramenta Power Automate permitiu o registro de forma automatizada de 8.732 cadastros de pessoas físicas (bolsistas) no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI), 45.177 empenhos/reforços de empenho, 135.531 liquidações e 44.684 ordens de pagamento, que totalizaram o valor de R$ 57.134.525,00 pagos em bolsas no período entre novembro de 2022 e junho de 2023.

Para Paulo Sérgio Lacerda Beirão, presidente da FAPEMIG, a automatização foi aplicada na FAPEMIG com o objetivo de facilitar o processo de pagamento e aumentar a segurança e a transparência. “Hoje temos conseguido fazer esse depósito na conta mais de cinco mil bolsistas dentro de um prazo máximo de sete dias úteis (temos mantido um prazo de cinco dias úteis)”, contabiliza.

Ele reforça que, para que o sistema funcione perfeitamente, o corpo técnico trabalha de forma dedicada. Além disso, é vital a colaboração das instituições para realizar o ateste de frequência dos seus bolsistas dentro do prazo estabelecido e dos próprios bolsistas, no sentido de que as informações bancárias devem ser corretamente fornecidas por eles.

Contexto
A diretora de Planejamento, Gestão e Finanças (DPGF), Camila Pereira de Oliveira Ribeiro, conta que, anteriormente ao BB Pesquisa, a FAPEMIG realizava o pagamento das bolsas contando com a mediação das Fundações de Apoio (gestoras) por meio de convênios. Neste período, foi observada uma série de desafios relacionados a atrasos de pagamento e alto valor da taxa operacional. As fundações de apoio recebiam um valor a título de Despesa Operacional Administrativa (DOA), representando 2,5% do valor total das bolsas pagas. Além disso, segundo Camila, esse processo gerava uma volumosa prestação de contas à FAPEMIG. “O Departamento de Prestação de Contas ainda tem um passivo dessa época para analisar”, revela.

Nesta direção, a FAPEMIG buscou meios para solucionar as dificuldades observadas e firmou, junto ao Banco do Brasil, uma iniciativa interessante – o cartão BB Pesquisa. Segundo o Banco do Brasil, o “BB Pesquisa é um cartão de pagamento com validade internacional, destinado à aquisição de bens e serviços para pesquisadores vinculados aos órgãos das Unidades Gestoras da Administração Pública Federal direta, autárquica, fundacional e Unidades de Governo da Administração Pública Estadual e Municipal, autárquica, fundacional que atuem no segmento de fomento à pesquisa”.

O BB Pesquisa atendeu bolsistas do Programa de Apoio à Pós-graduação, de Iniciação Científica, de Iniciação Científica Júnior, dentre outros, vinculados a Instituições de Ciência e Tecnologia (ICTs) conveniadas com a FAPEMIG. Segundo Camila, a mudança pretendeu centralizar o pagamento das bolsas sob a responsabilidade da FAPEMIG e reduzir custos operacionais. A parceria com o Banco do Brasil encerrou-se oficialmente no dia 20 de outubro deste ano.

Automação
No início de agosto de 2022, as equipes das áreas financeira e de tecnologia da FAPEMIG visitaram a Secretaria de Estado da Fazenda (SEF/MG) para conhecer o projeto STEFAN (Subsecretaria do Tesouro Estadual Frente de Automatização do Negócio). Desenvolvido pela SEF, é responsável, entre várias funções, por atualizar os portais de transparência do Tesouro e gerir bloqueios judiciais.

Inspirada pela iniciativa, a FAPEMIG passou a realizar o pagamento de cerca de cinco mil bolsistas de forma automatizada. Segundo Reginaldo Cândido dos Santos, da equipe do Departamento de Tecnologia da Informação e Comunicação da FAPEMIG e responsável pela adaptação e aplicação da tecnologia, são 10 máquinas que operam simultaneamente, realizando, cada uma delas, 720 lançamentos por dia. Estima-se que um colaborador seria capaz de realizar 160 lançamentos por dia se trabalhasse oito horas seguidas sem pausas.

Camila Ribeiro explica que a automatização do processo nos dá a celeridade e certeza de que o pagamento das bolsas seja feito no 5° dia útil. O bolsista, Uilmer Rodrigues Xavier da Cruz, do Programa de Doutorado em Geografia da Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG), conta que até o quinto dia útil, o dinheiro sempre está na conta. Para ele isso ajuda muito no planejamento das suas contas pessoais como o pagamento de aluguel, da conta de água, e de luz. “A FAPEMIG tratou os bolsistas de uma forma muito mais responsável e séria”. Para ele, a mudança significou um ganho significativo. “Minha produção acadêmica subiu enormemente. É muito bom estudar com tranquilidade, sabendo que é só estudar e produzir e o dinheiro estará ali”.

Leandro Cearenço Lima, doutorando que recebe bolsa da FAPEMIG, é pesquisador no Programa de Pós-graduação em Gestão e Organização do Conhecimento da Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG). Para ele, o recebimento da bolsa diretamente na conta corrente tornou mais prático o pagamento das suas contas no dia a dia. “Eu tinha que pagar minhas contas e eu não conseguia [...] Eu tinha que ir, às vezes, dois dias seguidos no banco para retirar o valor para conseguir pagar, por exemplo, um aluguel”, relata. “Quando a gente recebe diretamente na nossa conta corrente, a gente consegue realizar as operações com muito mais facilidade”.

Thamara Rosa Pedro, estudante de Ciências Sociais na Universidade Federal de Viçosa (UFV) é bolsista de iniciação científica. A estudante compartilha que a mudança também tornou mais prática a realização de transações sem a necessidade de comparecer presencialmente ao banco. “Em um mundo moderno, onde utilizamos recursos como o PIX e realizamos a maioria das transações por meio de aplicativos, o Cartão BB Pesquisa se tornou frustrante de certa forma”, conta. “A substituição desse cartão representou uma melhoria significativa na experiência bancária, tornando-a mais conveniente e alinhada com as inovações tecnológicas contemporâneas”.

Antes da automatização ser adotada, a FAPEMIG realizou um pagamento teste empenhando e liquidando o valor simbólico de R$ 0,01 aos bolsistas garantindo que o pagamento seria creditado corretamente. A chefe do Departamento Financeiro da FAPEMIG, Luciana Barbosa Dias, explica que a partir do anúncio da mudança a equipe do Financeiro prestou todo o acompanhamento aos bolsistas.

Para elucidar as dúvidas e orientar sobre os dados cadastrais sobre as bolsas de cotas, a equipe criou um canal de comunicação pelo Whatsapp paralelamente ao Fale Conosco, hoje o canal oficial de comunicação da FAPEMIG com o público externo. “Nunca perdemos nenhum prazo. Todas as bolsas foram recebidas até o quinto dia útil, algumas vezes até conseguimos antecipar”, comenta Luciana.

Concurso Inovação no Setor Público
A iniciativa Automação Robótica de Processos no Estado de Minas Gerais pela Secretaria de Estado de Fazenda do Estado de Minas Gerais está classificada no 27° Concurso Inovação no Setor Público do Escola Nacional de Administração Pública (Enap) na categoria Inovação em processos organizacionais do Poder Executivo federal, estadual e do Distrito Federal. O resultado será divulgado, hoje (9), em cerimônia realizada na sede da Enap, em Brasília, das 15h às 17 horas. O evento será transmitido pelo canal no Youtube clicando neste link.

A FAPEMIG integra o grupo de 16 órgãos/entidades que replicaram a solução nas suas rotinas administrativas. O Tesouro também realizou reuniões e benchmarkings com a Advocacia-Geral do Estado, Fundação Hospitalar, Secretaria de Estado de Educação, Secretaria de Estado de Saúde, Secretaria de Estado de Cultura, Polícia Civil de Minas Gerais, Polícia Militar de Minas Gerais, Secretaria de Justiça e Segurança Pública, entre outros.